РЕГЛАМЕНТ организации участия ФГБОУ ВО НИУ «МЭИ» в выставочных мероприятиях

 Отчет по выставке

Регламент по выставочным мероприятиям.pdf

1.         Общие положения

1.1       Настоящий Регламент устанавливает порядок организации и условия проведения конгрессно-выставочных мероприятий (далее – Выставка), направленных на создание привлекательного образа университета на рынках научно-образовательных услуг;

1.2       Ответственным исполнителем организации Выставок является отдел "Центр международного сотрудничества и научно-технической информации" (далее – Организатор);

1.3       К участию в выставке приглашаются кафедры, научные центры и другие подразделения НИУ «МЭИ» (далее – Участники).

 

2.         Цель и задачи

2. 1      Поддержка и развитие научной деятельности НИУ «МЭИ»;

2. 2      Представление и реклама результатов научной, научно-технической и инновационной деятельности сотрудников НИУ «МЭИ»;

2. 3      Знакомство с потенциальными партнерами;

2. 4      Привлечение широкого общественного интереса к НИУ «МЭИ»;

2. 5      Увеличение узнаваемости бренда НИУ «МЭИ»;

2. 6      Выявление и поддержка новых участников выставки.

 

3.         Обязанности Организатора

3. 1      Формирование плана Выставок на следующий календарный год до 14 ноября текущего года;

3. 2      Осуществление связи с организаторами Выставок;

3. 3      Определение целесообразности участия в Выставке и площади стенда для эффективного  использования ее возможностей;

3. 4      Разработка дизайна выставочных экспозиций, работа с художниками и специалистами университета, изготовление дизайн-макетов и верстка печатных раздаточных материалов;

3. 5      Подготовка и заключение документов для оплаты арендуемых стендов, дополнительных услуг и оборудования;

3. 6      Оформление монтажных, автомобильных и пропусков участников выставки;

3. 7      Обеспечения структурных подразделений университета необходимой информацией и содействия в осуществлении презентационно-выставочной деятельности;

3. 8      Координация деятельности структурных подразделений университета по организации и проведению мероприятий на внешних партнерских площадках;

3. 9      Подготовка и представление информации для размещения на сайте университета о предстоящих и состоявшихся мероприятиях;

3. 10    Подведение итогов по завершенным мероприятиям.

 

4.         Права Организатора

Для достижения основных целей представители Организатора имеют право:

4.1       Запрашивать  и получать в установленном порядке от Участников личные данные для оформления пропусков, справочные и другие материалы, необходимые для осуществления выставочной деятельности;

4.2       Принимать решение об участии в выставочных мероприятиях;

        4. 2.1   Критерии предварительной оценки и выбора выставок:

•  тематика выставки

•  формат выставки

•  организатор выставки

•  сроки проведения

•  место проведения, инфраструктура выставочной площадки

•  стоимость участия

4.3       Отказать подразделению в участии в мероприятии, если экспонат не отвечает требованиям пункта 7 настоящего Регламента.

 

 

 

5.         Обязанности Участника

5.1       Для формирования плана Выставок на следующий год  Участники в установленные сроки  направляют форму заявки на электронный адрес Организатора (Приложение 1);

5.2       Подготовить экспертное заключение о возможности демонстрации выставочных экспонатов (Приложение 2);

5.3       При необходимости получить от  правообладателя и/или заказчика письменное подтверждение о согласии демонстрации изобретения;

5.4       Для участия в выставочной экспозиции необходимо согласовать экспонат, плакаты, видео-демонстрационные ролики, рекламный и раздаточные материалы с Организатором;

5.5       Назначить сотрудников для демонстрации экспонатов на стенде в течение всех рабочих дней Выставки;

5.6       Назначить сотрудников для работы в дни  монтажа и демонтажа выставки;

5.7       По окончании выставки проконтролировать возврат экспонатов в подразделение: назначенные сотрудники самостоятельно участвуют в транспортировке экспонатов от выставочного стенда до подразделения университета;

5.8       Оплата проезда к месту проведения Выставки и обратно, питание Участников производится за счет средств Участников;

5.9       По завершению мероприятия предоставить отчет о работе на выставочном стенде (Приложение 3).

 

6.         Права Участника

6.1       Подавать заявку на участие в Выставках (Приложение 1);

6.2       Запрашивать автотранспорт из автобазы НИУ «МЭИ» для транспортировки экспонатов на территорию Выставки;

6.3       Запрашивать содействие в организации транспортировки крупногабаритного экспоната.

 

7.         Требования к экспонатам

7.1       К участию в Выставке допускаются:

7.1.1   Экспонаты (натуральный образец, макет, действующая модель и прочее)  в должном виде, соответствующие тематике Выставки;

7.1.2   Научные исследования, представленные в виде стендов, плакатов, презентаций, которые сопровождаются пояснительными материалами с обязательным указанием целей, задач и содержания выполненной работы, анализом полученных результатов, указанием области применения, соответствующие тематике Выставки;

7.2       Если планируется представлять крупногабаритное оборудование, необходимо выяснить:

7.2.1   Высоту и ширину монтажных ворот;

7.2.2   Высоту стендовых конструкций;

7.2.3   Максимальную допустимую нагрузку на пол;

7.2.4   Условия транспортировки груза;

7.3       Все части оборудования, в том числе выдвигающиеся при его демонстрации, должны находиться в пределах арендованной выставочной площади;

7.4       Все плакаты, буклеты, рекламные проспекты и иной информационный материал должен быть выполнен в едином стиле университетской символики.

 

8.         Порядок организации и проведения Выставки

8.1       За три месяца до начала выставки:

             8.1.1    Рассчитывается и утверждается бюджет Выставки;

             8.1.2    Составляется перечень экспонатов;

             8.1.3    Проверяется состояние макетов и опытных образцов;

             8.1.4    Оговариваются дополнительные услуги, не входящие в стандартную застройку стенда, при необходимости включаются в договор (участие с Докладом, монтаж крупногабаритного груза, воздух, свет, вода и т.д.)

             8.1.5    Необходимо запросить  письменное подтверждение о согласии демонстрации правообладателя изобретения;

             8.1.6    Подается заявка на участие организаторам Выставки;

             8.1.7    Подается заявка на заключение Договора на сайт Закупок НИУ «МЭИ».

8.2       За два месяца до начала выставки:

             8.2.1    Согласовывается выступление с Докладом (текст Доклада, презентация и прочее);

             8.2.2    Необходимо подтвердить участие в мероприятиях деловой или научной программ;

             8.2.3    Согласовываются плакаты, листовки, раздаточный материал, видео ролики и прочее;

             8.2.4    Утверждается проект выставочного стенда с Участниками;

             8.2.5    Утверждается проект выставочного стенда с Организаторами.

8.3       За месяц до начала выставки:

             8.3.1     Определяется список сотрудников, работающих на Выставке;

             8.3.2     Оформляются удостоверения участников и пригласительные билеты;

             8.3.3     Проверяется состояние экспонатов и раздаточного материала для заезда на Выставку;

             8.3.4     Оформляются пропуска на монтаж, письма на ввоз/вывоз оборудования, пропуска на машину, доверенности и т.д.;

             8.3.5     Согласовывается транспортировка и монтаж крупногабаритного оборудования.

8.4       За неделю до начала выставки:

             8.4.1     Предоставляются экспертные заключения на возможность демонстрации выставочных экспонатов (Приложение 2);

             8.4.2     Согласовывается  машина для ввоза/вывоза оборудования;

             8.4.3     Оформляется письмо на вынос/внос оборудования из НИУ «МЭИ»;

             8.4.4     Согласовывается время монтажа и ввоза оборудования;

             8.4.5     Назначается ответственный исполнитель от кафедры, сопровождающий экспонаты на монтаж.

8.5       В день монтажа стенда:

             8.5.1     Все стенды должны быть готовы к проверке в установленные Организатором сроки в последний день монтажа. В связи с этим участник обязан завозить экспонат в день монтажа выставочных стендов;

             8.5.2     Сотрудники подразделений самостоятельно участвуют в транспортировке экспонатов от подразделения до выставочного стенда;

             8.5.3     Недопустимым является прикрепление своего оборудования к конструкциям стенда, самостоятельная оклейка панелей, нанесение логотипов, сверление отверстий, прикрепление рекламных и других материалов булавками, кнопками, трудноудаляемым скотчем и т.д.;

             8.5.4     Все части  экспонатов, в том числе выдвигающееся оборудование, при его демонстрации, должны находиться в пределах арендованной выставочной площади.

8.6       Работа на выставке:

             8.6.1    В первый день участники должны находиться в павильоне на стенде НИУ «МЭИ» за 30 минут до начала работы Выставки, для расстановки экспонатов;

             8.6.2    Присутствие на стенде одного представителя от кафедры обязательно на протяжении всего рабочего дня. Необходимо заранее составить режим работы сотрудников подразделения и предоставить его Организатору;

             8.6.3    Каждый сотрудник, работающий на стенде, отвечает за имидж НИУ «МЭИ»! Все участники выставки должны соблюдать корпоративный дресс-код в деловом стиле. Одежда должна иметь опрятный и аккуратный внешний вид спокойных расцветок.

8.7       Демонтаж стенда

             8.7.1     Вывоз экспонатов осуществляется в установленные Организатором сроки;

             8.7.2     Демонтаж оборудования осуществляется сотрудниками кафедры, представляющей соответствующие экспонаты;

             8.7.3     Сотрудники других подразделений ответственности за сохранность чужого имущества не несут.

8.8       48 часов после выставки

             8.8.1     Необходимо установить связь с контактами, полученными на Выставке;

             8.8.2     Подвести итоги участия Выставки (Приложение 3).